日報表在印刷企業管理中的作用

日報表在許多企業中都不受職工歡迎，究其原因，是其常被誤解為一種對員工個人成績、工作表現的評價工具。不僅如此，許多管理干部和企業領導也經常低估報表統計工作在企業管理中的巨大作用。但我們應該意識到，每一位員工所完成的工作不僅體現其自身的工作成績，同時也反映出企業、部門整體的工作業績。企業要想在競爭激烈的市場中立足，必須在清楚各項成本的基礎上，在企業內部建立一個全面的報表統計制度，并充分利用報表統計提供的數據來改進企業管理工作。
有一家印刷企業，新購置了一臺高寶5色上光膠印機。該設備在技術上非常先進，但運行情況并不理想，實際利用率只有76%。對此現象，膠印車間主任解釋是由每班開機前的準備時間及下班停機前的整理時間過長造成的，且認為對于這種72cm×104cm對開幅面的設備，每天兩小時的準備時間和整理時間很正常。但隨后進行的數據分析表明原因并不在此。調查發現，車間操作人員沒有在日報表上如實填寫諸如停機、等工、等印版、等紙、缺少印件施工單等項，造成管理及決策數據失效。
經深入分析，新一代印刷機調試準備時間幾乎縮短了一半，且印刷速度大幅提高，使得每臺設備對印版需求幾乎增加了30%。而該廠從事拼版、曬版工序的人員不夠，難以滿足高速印刷機的需求。同時，曬版人員忙中出錯，還會生產出許多廢版。對此，企業采取了多種補救措施，例如：請來德國專家對曬版工作人員進行培訓，統一曬版工序質量標準;從外廠調來熟練操作人員;把部分拼版任務外發加工，補充一部分生產加工能力等。但由于外加工的供貨時間常常得不到保證，每次供版時間推遲仍會造成等版、停機。此外，生產組織管理問題又不能通過正確的日報表填寫及時反饋給管理者進行糾正。
企業日報表統計的應用
企業日報表統計主要是為建立生產數據庫服務的，生產數據庫是統一管理、組織、維護和提供生產管理所需數據的子系統。它是生產管理系統的數據中心，集中建立和維護生產經營所必須的基本數據資源，為生產經營部門所共享。
對企業生產的調控主要集中在3個層次上：第一層：計劃與監督;第二層：調整;第三層：執行。
所有這3層的工作都建立在企業數據的搜集和分析上，所以有了相應的計劃數據、調節數據和結果數據這3個概念。當管理發生在第一層次，要對企業第二年的生產安排進行計劃時，就必須對企業上年度的經營成果進行數據(結果數據)搜集、整理。當然，車間發生數據還應包括原材料消耗以及外加工部分。
數據的填寫要具體到每一天、每一個班次。例如：
1、針對廠內生產設備，相應報表中應反映在這臺設備上加工的訂單及工序名稱，工作開始和結束時間、時間長短、時間類型(調試、生產、中斷、停機及輔助時間)，工藝要求(影響因素如印量、紙張等級、制版難度系數等)，數量(正品數量、次品數量)等。
2、針對每一份訂單，相應報表中應反映加工此單的工藝流程及設備，加工時間點(起始、結束)、時間類型和長短，數量(正品數量、次品數量)，消耗材料種類及數量，外加工(種類、尺寸、數量)等。
3、針對每一位操作者，相應報表中應反映工作時間點(上下班時間)、時間類型(正常班、加班、輪班)和長短。
以上介紹了對企業管理人員相對重要的數據來源，數據來源正確、真實反映企業情況，才是最有價值的。目前，國外同行管理企業的數據統計工作已實現電腦化，不需要大量的人工操作和相應的統計職能部門，電腦已和設備聯網，大量信息處理工作已由電腦完成，能及時反饋到管理層。在2003年11月于上海舉辦的中國國際全印展上，由德國cdf公司開發的印刷企業管理軟件已能和印刷設備聯網。領機操作設備時，只需拿起讀碼器將日報表上相應的工作讀入，不需操作人員再用手工填寫，避免了誤寫和有意隱瞞的現象。大量的信息由電腦處理，管理人員的電腦只需和中央信息控制中心聯網，即可及時了解企業的生產狀況，詳細到印刷機正在印什么產品、已印了多少，節省了大量時間。
如果我們再將獲得的數據定期按照天數、班次、工作崗位、設備、任務種類及操作人員進行匯總，將成本具體分攤、定期總結，管理人員就能真實地了解每臺設備的實際生產能力、每份訂單的實際獲利情況。而訂單實際獲利是個十分重要的概念，管理人員關心的是每份訂單的贏利情況，以便對報價做出調整或改變工藝、降低成本。日報表的作用是搜集生產中的實際發生情況，與報價中各項成本的預計情況進行比較，分析偏差產生的原因，找到改進的方法，其也是員工工資分配的基礎。
目前印刷行業發展十分迅速，大量的先進設備不斷進入中國市場。在購買設備后，關鍵是要進行充分管理，發揮其最大效能。有的企業引進了數百萬元的生產線，卻因為缺乏細致周密的市場調研導致設備到位后業務不足;另外有的企業則對生產工藝的設計和實施帶有隨意性，對員工的培訓也不到位。這都是管理人員應當盡量避免的。
任何一臺單張紙膠印機，即使是最先進的，如果它加工的產品經常是短版活，平均調試準備時間也會高達30%或者更多，再加上正式印刷過程中可能出現的停機中斷時間，可能達到40%。在這段時間里，機器沒有完成印刷，也就未能創造效益。


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